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第 2 节 如何科学开会 职场新人的 232 会议法则(第2页)

一要准备与会议相关的专业知识。这是自己比较擅长的领域,要是被人问到自己领域的事答不出来,可真是丢人的事,此外,涉及到会前准备的内容,会上汇报的材料准备好,会前自己预演一次;或者准备好提纲。

二是了解与会议相关的内容。如主题、哪些人参加、为什么要组织这样的会议、希望达成什么目标。

第二步,会议中有三个关注点,包括开会位置、发言注意事项和发生争执的预案。

这点准备好了,会议基本成功大半了。

第一,开会坐的位置。

众所周知,职场就是江湖,江湖就有座位。对特别正式的会议,一般情况下,会议组织者都会安排好座次,这无需参加者自行选择;而对非正式的会议或没有安排座次的,要注意几个事项,一是职场体系规则内的座位不要做,比如主位左右几个座位,主位正对面的(这一般是留给主位汇报的,与酒桌上有点类似),这些有特别标志意义的座位,得及时关注。

每个单位特别意义标志的座位差异不大,平时多关注就知道了。

所以,对于希望能获得提升的员工,明白「开会很重要,座位很微妙」这个道理,千万别小瞧这个想法,要找靠近主位但未触犯特别座位的地方,标准是:在领导一眼尽可能的视线里,其实,远和近,在领导心里的想法也是心理距离的远和近,态度的端正与否。

第二,发言注意事项。

发言是一个自我展现的过程,对于一个普通的参会者,分为主动发言和被动发言。主动发言由会议本身就有安排的发言,这个好办,主要把自己已准备的内容、结合会议上的内容进行结合发言即可,不卑不亢,专业阐述,有理有据,最好用结构金字塔方式诉说。

被动发言,就是被临时要求发言,甚至是表态。

对岗位外事的发言,不仅要察言观色,还要及时、中庸表达自己的观点。当然,中庸对于不同年龄的职场人,定义不一样的。职场新人,不知道事情到底是什么样的情况,不了解,就不要多说,言多必失,尤其,在根基不是很好的情况下,即便知道事情的情况,多言也容易给自己树敌,确实没有必要。

会议中不建议偏执的观点、不要文不对题、不要漏洞百出。

如果自己有发言,按结构性思维的方式(还记得?结论先行、言之有物、有论据),讲话简短有力,或是最好的方式。

不管是哪一种发言形式,至少有三个坑不能跳,否则谁也救不了。

首先,调门高的坑。绝对不能唱高调,说大道理,乱扣帽子。这样的人,很少有受到欢迎的。

其次,乱表态的坑。有的会议是要表态的,但是对自己没有把握的东西,以至于非自己岗位能决定的事情,千万不能越殂代疱的表态。要在会上说明,自己能表态的果断表达意见,对暂时无法表态的内容自己及时与领导汇报、与同事沟通,诸如此类的。

正确姿势是:「关于这个问题,是我的同事XXX负责的,我不是特别了解,要不会后我与他说下会议精神

()

,请他予以解答,或者请直接与他联系,这样更加直接高效。」

其三,语言啰嗦的坑。言语逻辑性实际上就是思维的逻辑性,如果说话特别啰嗦,那么多人听你废话,大家会很不耐烦,认为你这浪费时间,这个人的水平不行,以后可能会把这影响传递到你们部门领导那里,就变成一个啰嗦带来的职场滑铁卢。

其实,只要注意以上内容,至少不会留下很坏的印象,大部分的发言也都能恰如其分的应对。

第三,若发生争执以及发生争执的预案。我们相信各种会议一定不会风平浪静,如发生争执怎么办?是回避妥协,还是勇猛向前、坚决不让呢?依我看来,这两种态度均非解决问题最优办法。

那么,发生争执说明情况重要呢,还是遇到问题怎么解决重要呢?我认为,一是把对人的想法和建议调整为对事的想法和建议,多站在对方角度去看这个问题,言之必物。二是话不能说的太满,「满则亏」,在职场低头不见抬头见,必须要留一线。所有的争执都要回到起点,为了工作,不是为了个人。

第三步,会后的两个关键动作,至此,整个会议才算圆满。

第一,及时沟通和确认。对会议内容确认、传达、沟通会议纪要都是沟通的范畴。对会议部署的内容及时回应,在规定时间点完成要求。

第二,及时复盘。善复盘者得天下。这话说的有道理,将会议整个过程完整回顾下,比如,会议什么精神,哪些是重要的信息,在这个会议上,谁的表现可圈可点,有哪些值得学习的,哪些人的表现不够优秀,自己以后要回顾的。复盘,从某种程度比准备和参加中的要重要。

复盘不是在笔记上记录,今天参加了什么会议,而是深层次的一些感悟和对下一步的预判。说到这,关于参加会议要注意的思想事项,基本说完了。

好,我总结下:

我们知道大部分单位有无所事事高高挂起型、恐惧型、特爱表现型等三种参会者「会议病」。要想提高工作效率,会前要做好心态准备(「积极参与」和「不卑不亢」)、内容准备(「准备与会议相关的专业知识」、「了解与会议相关的内容」)。至少可以应付常规会议场景,希望对你有所帮助。其中,发言有三个坑不能跳:调门高的坑、乱表态的坑、语言啰嗦的坑。

说点题外话,对于开会,如果一本正经开会的也不妨不可,毕竟有的会议需要这样的形式,但是如你是一个团队长,特别注重成效的一个组织者,如果真的要提高工作效率,打造务实的团队,那建议你从会议开会的,不要开无效的会。学习一些高效的团队,站着开会,原则上控制30分钟以内,一个白板直接说事,不许带电脑。

为什么要这样做,因为站久会累,必须调动精力应对,试一试,整个状态是否会改善一些呢?备案号:YXX1e9JDMaMTX2bXOosNdY9

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