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第 3 节 如何做好汇报 把汇报变得重要有效恰如其分（第2页）

这种汇报方式较为常见。邮件汇报的好处在于一对多、留档，且能方便表述较为复杂的内容。有四个注意点：

一是表述内容层次要清楚，接收邮件的人在读完后，大致能明白你要表达什么内容，了解你这封邮件的初始动机是什么？

二是在邮件的明显处要标注此邮件是需要阅知还是需要回复，是否为保密邮件，阅读控制范围有哪些等等重要的需提醒内容。

三是对于需要接收人特别重视的关键信息建议通过涂底色或加粗的形式来表达，甚至可以在邮件结束处再次说明。

哪些关键信息需要标注？（1）需请示内容；（2）时间点；（3）有争议内容；（4）一些特别需要提醒的要点。

四是关注细节，如抬头，抄送，结尾都不能写错，称呼不能写错，且千万不要有错别字，在展现方式上，也不要出现一大段没有分段的情况。现在不少邮箱有短信推送功能，可以把邮件要说的要点放在标题上。好些职场的邮件乌龙是未认真导致的。我们希望点击发送前把关键点清单级梳理一遍，文字自己轻声读上1-2遍，确实没有问题，再点击发送。

方式2：当面汇报

当面汇报是指下属为了某件工作向领导面对面汇报。当面汇报一般出现在事情较为重要或复杂，需要当面交互、多次沟通确认的、事情紧急的场景下。当面汇报有三个要点。

一是尊重对方。在汇报前，汇报人最好与被汇报人约个时间，等他确认后再进行汇报；对于未能联系到的情况或事情紧急，可直接去其办公室，如对方在忙，你可以说：「看您挺忙的，您要是不方便话我等您有空再来或者我等您的消息，好吗？」这样有礼有节能帮助自己获得更多好感。此外，当面汇报一定得有时间概念，不管在什么情况下，都要尊重对方。比如，你不能大大咧咧地说，领导我找你汇报工作。你觉得的只是你以为的，大概率你的无意表现在你领导心中会埋下负面情绪。

二是准备好汇报材料。对可能被提到的数据等资料，最好提前打印好，而不是现场打电话查阅，否则会给你的领导一种你准备不充分在浪费他时间的感觉，这样下次你就不会得到这样的汇报机会。

三是注意听取领导的意见和建议，并记录下来。这个意见和建议是下次你们再次沟通的钩子，有了这个钩子你们再次沟通就更顺畅自然。领导，你上次提的意见是……我根据这个意见修改了我们的办法，请您看看把把关。

方式3：电话汇报

电话汇报含语音电话、视频通话、微信电话三种模式，也算是属于常见的一种汇报方式。有二个要点：

一是先进行沟通。因为电话汇报不知道对方在做什么，开车？还是在开会？也有可能在娱乐活动，一般情况下，我们的建议是先发微信或短信（根据领导的喜好，这是比较容易得知的），信息内容：有一个关于xxx的事情想向您汇报，听取您的意见，估计占用X分钟时间，不知道可否？一般领导看到这个信息，有的会自己打电话给你，有的是回复方便。然后此刻你再电话成效

（）

肯定会更好些。当然如果没有回复，也有个由头，领导这件事有点急，刚才给您的短信微信，可能您忙没有看到，不知道现在还方便接听电话？

二是要了解对方在做什么。如感受到对方较为空闲，可以说得相对详细一点，如对方在会议中，这汇报的事又非常紧急，征求对方同意后，一定要长话短说，等待答复。在这边不得不提下，话痨们根本不了解对方情况或不屑去了解，与领导汇报工作，废话一大堆，出于担心打击积极性的考虑，没有挂断电话，不过心里也会给话痨核减分数。必须注意的是：能精简的一定要精简，待对方问起，再详细说起。

方式4：微信短信汇报

微信成为人们的主要社交媒体后，微信汇报也成为一种新型工作形式。微信汇报的要点在于你简洁说明情况，征求意见。分为告知性和请求回复性两种。不建议问领导是否在，直接说问题就可以了，还有一点需要注意，微信不能直接分段，可使用手机输入法上的回车键进行分段，这样看起来会清爽舒服很多。

方式5：会议汇报

在会议上对某项工作进行专题汇报，对下一步工作进行展望，我们建议是直截了当，以非常专业的态度，毕竟大家聚在一起不容易，时间比较紧张，说点有价值的东西比东扯西拉有益。

方式6：文字汇报

几乎所有的工作均需要通过文字提炼和沉淀，文字汇报应运而生，这就是为什么会写文字的人在单位中被视作珍宝。那么，如何做好文字汇报，不同文稿要求不一样，但有三点共性问题需要注意：

一是文字汇报的结构要符合人们对惯例，对事物的规律和认知。换句话就是容易理解、层次清楚、逻辑性强。如果不符合这条要求的文字汇报基本要打回重做。

二是内容要紧跟单位主流、上级意图，不能拿一些细枝末叶的东西去汇报。观点要紧跟上级的要求，这就是为什么要经常与上级进行沟通的关键原因。

三是「三多三少」。语言多用口语，少用书面语言，多用短语，少用长句，多用已有的概念，少用陌生的概念。

综上，不论时代如何变迁，汇报这种沟通方式必然会继续下去，要想在职场上获得重视，恰如其分体现你的能力，那就从练习好基本功开始吧。备案号:YXX1L2vpX2kTJKZJ4oUkXm2